|
Administration af forretningsmæssige relationer:
Vi behandler dine personoplysninger, når du agerer som kontaktperson eller repræsentant på vegne af en virksomhed, som Ørsted samarbejder med, så vi kan administrere vores forretningsmæssige relation og drive vores virksomhed.
Dette omhandler følgende formål:
Kommunikation
Vi bruger dine personoplysninger, så vi kan kommunikere med dig og den virksomhed, som du agerer som kontaktperson eller repræsentant for, og for at vi kan administrere vores forretningsforhold.
Fremsendelse af indkøbsordrer og indgåelse af kommercielle aftaler
Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med indgåelse af kommercielle aftaler vedrørende levering af varer eller ydelser.
Faktureringer, bogføring mv.
Vi bruger dine personoplysninger i forbindelse med regnskab, behandling af fakturaer og anden form for bogføring, som er nødvendig i forhold til den forretningsmæssige relation, vi har med den virksomhed, du agerer som kontaktperson for eller er repræsentant for.
Vi indsamler oplysningerne fra følgende kilder:
- Ørsteds leverandørdatabase
|
Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:
Almindelige personoplysninger:
- Kontaktoplysninger, herunder navn på kontaktperson, stillingsbetegnelse, professionel e-mailadresse, arbejdsadresse, arbejdstelefonnummer.
- Oplysninger, der er nødvendige for at underskrive dokumenter, herunder underskrift, certifikater og autorisationer.
|
Vi behandler dine personoplysninger som beskrevet baseret på:
- GDPR-artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse). Den retlige forpligtelse er bogføringslovens kap. 5 om regler for opbevaring af regnskabsmateriale.
- GDPR-artikel 6, stk. 1, litra f (legitime interesser). Vores legitime interesse er at drive vores virksomhed og kunne administrere Ørsteds forretningsmæssige relation med de virksomheder, som vi samarbejder med for at drive aktiviteten, herunder for at kunne kommunikere med dig.
|
Vi vil opbevare personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt:
Det betyder, at vi vil behandle de nævnte personoplysninger, som beskrevet nedenfor:
Kommunikation
Vi opbevarer som udgangspunkt vores kommunikation med dig, så længe vi har en aktiv relation til den virksomhed, du repræsenterer, og i op til 12 måneder fra udgangen af det år, hvor relationen er ophørt.
Kommercielle dokumenter
Personoplysninger, som indgår i kommercielle dokumenter, opbevares, så længe de kommercielle dokumenter opbevares. Disse dokumenter opbevares i 5 år fra udgangen af det år, leverancen er afsluttet, medmindre længere opbevaring er påkrævet som følge af særlovgivning.
Bogføringsmateriale
Personoplysninger, som indgår i bogføringsmateriale (fakturaer mv.), opbevares i overensstemmelse med bogføringslovens regler (dvs. 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som registreringen vedrører).
|
|
Prækvalifikation og udbud:
Vi bruger dine personoplysninger i forbindelse med, at vi at identificerer, vurderer og udvælger din virksomhed som leverandører, når vi har et behov for udbud af varer eller tjenesteydelser, som din virksomhed kan tilbyde. Vi bruger dine personoplysninger, så vi kan kommunikere med dig, hvis der er behov for at fremsende opfølgende spørgsmål.
Ørsteds behandling af personoplysninger i forbindelse med udbud fremgår af udbudsmaterialet.
Vi indsamler oplysningerne fra følgende kilder:
- Ørsteds leverandørdatabase
|
Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:
Almindelige personoplysninger:
- Kontaktoplysninger, herunder navn på kontaktperson, stillingsbetegnelse, professionel e-mailadresse, arbejdstelefonnummer, mobiltelefonnummer, fax nummer, land, tidszone og sprog.
|
Vi behandler dine personoplysninger som beskrevet baseret på:
Almindelige personoplysninger:
- GDPR-artikel 6, stk. 1, litra b (indgåelse af kontrakt)
- GDPR-artikel 6, stk. 1, litra f (legitime interesser). Vores legitime interesse er at kunne kommunikere effektivt med dig i forbindelse med prækvalifikation.
|
Vi vil opbevare personoplysninger så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt:
Det betyder, at vi vil behandle de nævnte personoplysninger, som beskrevet nedenfor:
- Vi opbevarer som udgangspunkt vores kommunikation med dig, så længe vi har en aktiv relation til den virksomhed du repræsenterer, og i op til 12 måneder fra udgangen af det år, hvor relationen er ophørt.
|
|
Eksekvering af kontakten (Contract Management):
Når Ørsted har indgået en kontrakt med en leverandør, behandler vi personoplysninger i forbindelse med eksekvering af kontrakten.
Vi behandler endvidere personoplysninger med det formål at følge op på og administrere leverandørperformance.
Vi indsamler oplysningerne fra:
- Koncern selskaber – se liste over selskaber i Ørsted i vores årsrapport
|
Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:
Almindelige personoplysninger:
- Kontaktoplysninger, herunder navn på dig som kontaktperson, virksomhedsnavn, afdeling, kontraktoplysninger, kontraktansvarlig, stillingsbetegnelse, brugernavn, initialer, samt oplysninger om de enkelte projektdeltagere og leverandørens samlede performance.
|
Vi behandler dine personoplysninger som beskrevet baseret på:
- GDPR-artikel 6, stk. 1, litra f (legitime interesser)
Vores legitime interesse er administrere og følge op på vores leverandørers performance.
|
Vi vil opbevare personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de nævnte formål:
Det betyder, at vi vil behandle de nævnte personoplysninger, som beskrevet nedenfor:
- Leverandørperformancemålinger
Vi opbevarer personoplysninger, som indgår i leverandørperformancemålinger i op til 12 måneder efter kontraktens udløb.
|
Dokumentation:
Vi behandler personoplysninger for kunne leve op til vores dokumentationsforpligtelser, hvor de ydelser, du leverer, er af en sådan karakter, at de kun må udføres af personer med dokumenterede tilstrækkelige kvalifikationer, fx svejsecertifikater.
|
Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:
Almindelige personoplysninger:
- Navn, fødselsdato, oplysninger om gennemført uddannelse og opnåede certificeringer, foto samt øvrige oplysninger, der måtte fremgå af de relevante certifikater.
|
Vi behandler dine personoplysninger som beskrevet baseret på:
- GDPR-artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse). Den retlige forpligtelse følger bl.a. af trykudstyrsdirektivet og den nationale lovgivning, som implementerer dette.
- GDPR-artikel 6, stk. 1, litra f (legitime interesser). Vores legitime interesse er vores dokumentationsforpligtelse.
|
Vi vil opbevare personoplysninger så længe det er nødvendigt til nævnte formål:
Det betyder, at vi vil behandle de nævnte personoplysninger, som beskrevet nedenfor:
- Vi opbevarer oplysninger, så længe som det kræves i henhold til det ved lov fastsatte dokumentationskrav, der er gældende for den pågældende ydelse, fx trykudstyrsdirektivet (udstyrets levetid, dog mindst 10 år).
|
